COLUMN　2026.09.02

外国人を採用する前に、
会社が言葉にしておきたい
「仕事の一日」

在留カードを確認する前に、候補者が「ここで働く自分」を想像できるか。面接で交わす具体的な会話が、入社後の行き違いを小さくします。

「外国人を採用する」と決まった瞬間から、会社の頭の中は手続や書類でいっぱいになります。必要な確認です。ただ、採用後に起きる行き違いの多くは、書類の不足よりも、仕事の中身をお互いに違う景色として想像していたことから始まります。

たとえば求人票に「接客・事務」と書かれていても、朝の開店準備を一人で任されるのか、忙しい時間帯に複数の注文が重なるのか、休憩は誰に声をかけて取るのかまでは伝わりません。候補者は質問を遠慮するかもしれませんし、面接する側も「説明した」と思いやすい。そこで、入社してから初めて「聞いていた話と違う」という感覚が生まれます。

ここで扱うのは、在留資格の個別判断ではありません。採用担当者と現場が、候補者へ何を伝え、どこを確認すると、その後の相談がしやすくなるかという話です。制度上の確認をきちんと行うことを前提に、採用前の会話を、採用後に困らないための準備に変えていきます。

最初に共有したいのは、
求人票の外側にある一日

面接の場で、仕事内容を「販売です」「工場の作業です」とだけ説明して終えると、候補者は言葉の意味を自分の経験で補います。同じ「販売」でも、常に店頭に立つ仕事なのか、品出しや発注も含むのか、接客の言葉を一人で選ぶ場面があるのかで、必要な準備も不安の種類も変わります。

採用担当者だけで説明を作ろうとせず、現場の責任者に「初日の朝から退勤まで、何をどの順番でしているか」を聞くと、具体的な言葉が出てきます。その一日を、面接の相手に全部暗記させる必要はありません。大切なのは、候補者が自分が迷いそうな場所を質問できる状態にすることです。

• 始業時刻の前後に、着替え・朝礼・準備はどのように進むのか。
• 最初の一か月は、誰が隣で教え、質問は誰にすればよいのか。
• 忙しい時間帯や、急な予定変更はどのくらい起きるのか。
• 休憩、欠勤、遅刻、体調不良の連絡は、いつ・誰へ・どの手段で行うのか。
• 勤務地や担当業務が変わる可能性があるなら、どの範囲までなのか。

この説明は、候補者の日本語力を試すためのものではありません。短い文にする、図や写真を使う、必要なら本人が理解しやすい言語でも補助する。会社の説明が相手に届く形になっているかを確かめるための工夫です。

「できるか」を急ぐ前に、
業務の輪郭をそろえる

ここで必要なのは、「何でもできますか」と広く聞くことではなく、候補者が判断できる材料を渡すことです。任せる予定の業務、勤務する場所、時間帯、雇用期間、指示を受ける関係を具体化すると、在留資格との関係を確認する際にも、会社の説明がぶれにくくなります。

在留カードは大切な確認書類です。しかし、カードを見て安心しただけでは、予定する仕事との関係までは分かりません。採用を進める前に、現場が任せたい仕事を一枚に書き出す。それから必要な公式案内や専門家への相談につなぐ。この順番なら、面接のためだけの曖昧な説明になりません。

候補者が質問しやすくなる、
三つの聞き方

面接で「質問はありますか」と聞いても、すぐには答えが出ないことがあります。初めての会社では、何を聞いてよいのかさえ分からないからです。質問を促すなら、相手が頭の中で場面を思い浮かべられる聞き方に変えます。

1．一日の中で、気になる場面を尋ねる

「仕事について不安はありますか」よりも、「朝の準備から休憩までで、もう少し聞きたいところはありますか」「忙しい時間の動きは想像できますか」と聞く方が、答えは具体的になります。答えがない時も、理解できたと決めつけず、後から聞ける担当者と連絡方法を伝えておきます。

2．予定が変わるときの話をする

現場では、急な欠勤、予約の増減、納期の変更が起こります。いつも同じ作業だけとは限らないこと、変更があった時に誰が決め、本人はどこまで判断するのかを先に話します。採用後に初めて変化を知らせるより、変化がある職場だと分かっていて相談できる方が、本人も現場も動きやすいからです。

3．「分からなかったら」ではなく、連絡の場面を決める

「困ったら相談してください」は優しい言葉ですが、相談の入口がありません。入社前の段階で、遅刻や体調不良の連絡、給与や休暇の相談、作業内容の質問について、それぞれ誰に連絡するかを例として示します。入社後に変更があれば、同じ窓口を繰り返し伝えます。

雇用条件の説明は、
読んだかどうかで終わらせない

労働条件や社内ルールは、書面を渡すことが出発点です。そのうえで、勤務時間、賃金の考え方、休日、試用期間、配置転換の可能性など、生活に直結する部分は、実際にどうなるかを落ち着いて説明します。説明を急いで「同意」を得るより、候補者が持ち帰って考える時間を作る方が、結果として採用後の信頼につながります。

雇用する事業主には、外国人の雇入れ・離職時の届出など、確認すべき制度もあります。届出を忘れない仕組みと、本人が働き方を理解できる仕組みは、別のようでつながっています。どちらも、採用の判断を口約束だけに残さず、誰が・何を・いつ確認するかを会社の中で決めておく作業だからです。

採用の決定前に、現場と人事で
一度だけ確認したいこと

面接が終わり、採用の方向に進む時ほど、現場と人事の会話を一度置きます。現場は「早く来てほしい」と考え、人事は書類と日程を急ぎます。その間に、候補者へ伝えた仕事と、実際に任せる仕事がずれていないかを確認します。

• 面接で説明した業務と、配属後に任せる業務は同じ言葉で説明できるか。
• 入社日までに必要な確認を、誰が候補者へ案内するか。
• 初日に説明し切れないことを、いつ、誰が、どう確認するか。
• 現場の相談役と人事の窓口を、本人に分かる形で伝えられるか。

採用を丁寧にすることは、面接時間を長くすることではありません。候補者が働く場面を想像でき、会社も任せる仕事を説明でき、入社後に聞き直せる人がいる。その三つがそろうと、書類上の確認にも実感が生まれます。